вторник, 18 януари 2011 г.

ЗА ДОКУМЕНТИТЕ В ОБРАЗОВАНИЕТО
Предпоставки за систематизиране на документацията в училище. Публикувано в бр. 10, 2008 г. на в. "Азбуки", под заглавие"Направи система - улесни работата".


Направи система - улесни работата
Директорите с дългогодишен опит съветват “Направи си система и ще си улесниш работата”, а социологията и науките за управление доказват, че единствената възможност да се отървеш от възможния хаос е да създадеш вътрешна система, която да вкарва информацията в направлявани потоци, документите в определени за целта места, а субектите на дейност да знаят и изпълняват своята дейност на точното място и в точното време.
Системата се изгражда или подобрява в началото на учебната година.
Първо: Структуриране на дейностите: Основни характеристики на основната, структуроопределяща дейност са: относителна самостоятелност, функционална значимост, ценност за училището, обемност, необходимост от специализиран субект за осъществяването й и др. п. Основните дейности в училището могат да бъдат: база, щат и финансиране; ученици - прием и движение; учебна дейност; спортна подготовка; обучение по КОО /МО хуманитарни предмети, МО природоматематически предмети/; професионално обучение, възпитание – класни ръководители; възпитание - комисия за индивидуална работа и борба с противообществените прояви; общежитие; транспорт; хранене; вътрешен трудов ред и дисциплина /за персонал и ученици/; квалификация; празници и градски изяви; управление и контрол; настоятелство; проекти и др. п. Стремежът е да се включат в системата всички дейности в училището.
Второ: Определяне времето и главните измерения на основната дейност:
Периодът, в който се постига обособеност и завършеност на основната дейност в училище е учебната година. Главните измерения на основната дейност са определени от структурата на човешката дейност – субект на дейността, предмет на дейността, планиране на дейността, определяне на правила за осъществяване на дейността, правила за контрол по изпълнението й и осмисляне на нейната реализация. Информацията за и от всяко измерение на дейността се подрежда в отделен документ: планирането на дейността – в плана на училището, правилата за дейността – в правилника на училището, контролирането на дейността – в правилника за контрол в училището, осмислянето на реализацията на дейността – в доклада на училището.
Трето: Определяне на документите за едногодишна работа:
Събраната информация за всяко едно от главните измерения на всички /основни/ дейности в училище съставя съответния училищен документ. Това са:1.план за дейност, вкл. и субектите, и предмета на дейност 2.правилник за дейността, 3.правилник за контрол на дейността, вкл. специализирани книги за контролна дейност на директора и ръководния екип. 4.доклад за дейността.
Четвърто: Структуриране на четирите документа за едногодишна работа:
Всеки един от документите за едногодишна работа включва всички основни дейности, В резултат от това, всеки един от изброените 4 документа има толкова и такива части колкото и каквито са основните дейности. Частите /дейностите/ са подредени в такъв ред, какъвто избере ръководството на училището – по степен на важност, по обем на работата, по функционална зависимост и др. п. Адекватна е подредеността по функционална зависимост.
Пето: Определяне на субектите на дейност /комисия, екип или длъжностно лице/:
За всяка основна дейност се определя субект /комисия, екип или длъжностно лице/, които я реализира. Определя се и представляващ този субект –председател, ръководител или определеното длъжностно лице
Шесто: Изготвяне на четирите документа за едногодишна работа:
Всеки един от субектите на съответната основна дейност изготвя своята част от четирите документа или предлага промени в нея. В отделните части са включени всички дейности - както нетрадиционните за съответната учебна година, така и традиционните за училището Директорът и ръководният екип събират предложените части, обединяват ги и правят необходимите промени и допълнения.
Докладът за дейността се изготвя и приема в същия ред, но в края на учебната година.
Седмо: изработване на форми за вписване на информация от изпълнението на дейността /ФВИИД/:
За всяка част /дейност/ от четирите документа за годишна работа се изработват форми за вписване на информация от изпълнението на дейността /ФВИИД/. ФВИИД традиционно са различни за училищата, но някои от тях могат и да се стандартизират. Лесно могат да се изготвят ФВИИД за плана и правилника, когато те са изработени в табличен вид – преструктурира се таблицата като се запазва текста, а срещу него се правят графи за изпълнение и подпис на субекта на дейността.
Изработват се специализирани форми за срочни и годишни отчети.
Създават се и специализирани форми за вписване на информация от контролната дейност /ФВИКД/ в училището – от директора и ръководния екип като: за отсъствията, за оценките, за материалната книга, за дневниците, за личните картони, за посещение в учебен час, за активността в спортната подготовка, за участие в състезания, за общежитието, за автобуса, за стола за хранене, за активността на персонала и др. п., които съставят книгите за контролна дейност.
Осмо: Институционализиране на документите за едногодишна работа:
Процедурата по институционализиране на тези документи е определена в нормативната база на МОН и други горестоящи институции. Тази процедура се конкретизира в правилника на училището. Тя включва: изготвяне на проект на документите /обикновено на база миналогодишните/; обсъждане и коригиране на съдържанието на едногодишните документи от субектите на основните дейности; обсъждане от органите на управление в училището – оперативно ръководство, педагогически съвет; предложение за утвърждаване от директора или горестояща институция; утвърждаване по правомощия – от директора /със заповед/, от РИО, МОН и други. Докладът се изготвя и приема в края на учебната година.
Девето: Организиране на отчета по изпълнението на основните дейности:
1. Отделните части /основни дейности/ от четирите документа се комплектуват в отделни свитъци, /класьори, папки и др. п./. т.е. едноименните части от четирите документа се събират в самостоятелни свитъци Правят се толкова свитъци, колкото са основните дейности.
Забележка: в свитъка се включва частта от миналогодишния доклад.
2. Свитъците /класьорите/ се подреждат и съхраняват в учителската стая по подобие на дневниците
3. До свитъците имат достъп всички учители за запознаване и внасяне на свои предложения
4. Във ФВИИД се вписва текст само от лицето представляващо субекта на съответната дейност /председател на комисия, ръководител на екип или длъжностно лице, което е определено за това или упълномощени от тях лица/
5. Докладът се изготвя и приема на базата на срочни и годишни специализирани форми за отчет.
Десето: Възлагане на изпълнението и изпълнение на основните дейности:
Директорът връчва свитъка и заповед за изпълнението на дейностите на лицето представляващо субекта на съответната дейност /председател, ръководител или длъжностно лице, което е определено за това/.
Субектът на дейност организира изпълнението и отчитането на дейността
Докладът се изготвя от субектите на отделните части /дейности/ и се приема в края на учебната година.
Предимства и възможности на тази система в училище:
Системата за планиране, изпълнение по правилата, контролът и осмислянето не пропускат никоя от дейностите в училище
Подредеността на дейностите определя подредеността на документацията в училище и тя е идентична за цялото училище - в дирекцията, в архива, в учителската стая, в класьорите на длъжностните лица и т. н.
Персоналът знае какво трябва да прави и как да го прави
Създава усещане за стабилност, ред и дисциплина в училище
Създава възможност за по-цялостен и по-точен поглед и оценка за работата на всеки работещ в училището.

15.02.2008 г.
РАЙЧО РАДЕВ
Директор на спортно училище
“Олимпиец” Перник

Няма коментари:

Публикуване на коментар